Проект
"Развитие Бизнеса".
Часть VI.
"Настройка
коммерческой
службы"
2021
#5(22),
СОДЕРЖАНИЕ И БЫСТРЫЕ ПЕРЕХОДЫ
    ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ ИЛИ "И БУДЕТ ВАМ СЧАСТЬЕ..."
    На завершающем этапе проекта необходимо понять, кто и как будет воплощать откорректированные цели и стратегию в жизнь и что для этого нужно. Фактически: как начать перенастройку операционных процессов, а с ними запустить процесс организационных изменений в компании.

    Хорошая новость в том, что этап со стратегией навел порядок в головах сотрудников коммерческой службы и обозначил единый для них и руководства «флаг на горизонте», а также направление движения к нему.

    Но все это пока только в теории и без фактических изменений привычного образа жизни сотрудников. Для перехода от теории к практике и существует финальный этап проекта "Настройка коммерческой структуры".
      Почему именно она, а, например, не менеджмент, производство, финансы, логистика и т.д.
      Не раз слышал, что это неправильно, ибо:
      • во-первых, «рыба гниет с головы» и поэтому нужно начинать с руководства
      • во-вторых, какой смысл настраивать что-то одно, оставляя остальное без изменений?

      Соглашусь, что вопросы очень логичные, однако постараюсь объяснить, почему реализую этот этап проекта именно в коммерческой службе.
        Типичная коммерческая компания – это сложная система процессов, взаимосвязей и влияний на разных уровнях. Они могут быть разными и их, как правило, много.

        От руководства нам пока достаточно того, что оно запустило проект и, разумеется, в курсе хода событий. Как писалось ранее, наилучший эффект проекта достигается в случае, когда руководство вовлечено во все этапы проекта непосредственно. Поэтому " с головой" все давно нормально.

        На второй вопрос ответ сложнее. Часто сходу определить в каком направлении начать движение (особенно в условиях ограниченного времени проекта) не всегда понятно.
        По этой причине предлагается руководствоваться логикой ключевых факторов успеха проекта.
        Именно на них и направить имеющиеся ресурсы в первую очередь с целью быстрее вернуть инвестиции в проект.
            КЛЮЧЕВЫЕ ФАКТОРЫ УСПЕШНОй реализации проекта
            1. Главный результат.
            Что является результатом успешной компании?
            Удовлетворенный клиент. Все остальное – производные.

            Кто общается с клиентами большую часть времени?
            Коммерческая служба (продажи и маркетинг). Разумеется, другие службы также периодически вовлекаются в процесс общения, но значительно реже и только по узкоспециальным вопросам (финансы, логистика, сервис). Про ТОП-менеджмент скоромно умолчу.

            Именно «реализация» чаще всего является основным сквозным бизнес-процессом, сосредоточившись на котором, быстро становится понятно «где что не так» с удовлетворенностью клиентов. Разумеется, при выстроенной системе сбора обратной связи. И всем этим никто другой, кроме коммерческой службы, в компании заниматься не будет.
                Вывод 1: анализ работы и настройка коммерческой службы быстрее всего позволит выявить удовлетворенность клиента и определить «бутылочные горлышки» эффективности. А значит - и существенно приблизить проект к окупаемости.
                  2. Эффективность использования ресурсов.
                  Если «реализация» определена как основной бизнес-процесс, то, очевидно, настраивать каждый из вспомогательных или управленческих процессов/структур, не настроив главного, – бессмысленная трата ресурсов.

                  Самый частый пример, когда бухгалтерия добивается от продаж выстраивания с клиентом процедур и процессов «как это удобно требует документооборот». Насколько это удобно клиенту – неважно. Сколько хороших инициатив было «похоронено» по этой причине. И объяснять, что «не продажи ради бухгалтерии, а наоборот!» - бессмысленно. Справедливости ради нужно отметить, что это бывает прямым следствием существующих требований отчетности, нарушение которых грозит компании неприятностями и штрафами. Но часто это просто манипулирование отделом продаж.

                      Вывод 2: направлять ресурсы в первую очередь нужно туда, где они с большей вероятностью и быстрее окупятся. Клиенты - все. Нет клиентов - нет денег. Значит, приоритет использования ресурсов - службы/процессы/мероприятия, наиболее "плотно" затрагивающие коммуникации с клиентами.
                      Все остальное потом и с учётом вышеописанного.
                        3. Скорость внедрения изменений через снижение рисков сопротивления сотрудников. Проект по развитию бизнеса – это стресс для сотрудников, которых проект вытаскивает из зоны комфорта. Сопротивление неизбежно. В качестве превентивных мер проект предусматривает:

                        • формирование единомышленников (коммерческий отдел) еще на предыдущем этапе в виде команды, которая "...сама, своими руками..." и к данному этапу уже воспринимает и проект, и консультанта, как "своего";

                        • вовлечение через принятие. Остальные службы будут внимательно наблюдать, «на сколько руководства хватит» и какие выгоды проект может дать им на примере коммерческой службы. Увидев их, они более благосклонно присоединятся к мероприятиям по внедрению и поддержке изменений
                          Вывод 3:
                          • внедрение изменений начинается через их понимание и принятие сотрудниками. Это проще делать с заранее вовлеченной в проект командой, мотивируя ее возможностью реализации собственных решений (разработанной стратегией). Фактически, вместо сопротивления при правильном подходе можно и нужно получить мощного союзника;
                          • если что-то пойдет не так, то "отыграть назад" проще в одном подразделении, чем во всей компании сразу
                          СОДЕРЖАНИЕ ЭТАПА. ЧТО БУДЕМ ДЕЛАТЬ
                          1. Аудит операционной деятельности коммерческой службы.

                          • Увидеть, чем и как занимаются сотрудники, вкл. руководителей отделов.
                          • Сопоставить цели и план отдела, вкл. персональные, с целями более высокого уровня (качественная и количественная декомпозиция).
                          • Протестировать функционал и базовые компетенции сотрудников, вкл. руководителя. Как и за счет чего (не)выполняется план. Почему?
                          Проанализировать:
                          • эффективность орг. структуры коммерческой службы;
                          • процессы и регламенты есть/нужны/(не) работают и почему;
                          • документооборот;
                          • работает ли система мотивации?
                            В том числе:

                            • какие функции и инструменты использует руководитель для управления отделом, а сотрудники – для выполнения своих задач и планов. Например, как проходят планерки и совещания и как готовятся к встречам и проводят переговоры с клиентами;
                            • как происходят коммуникации с клиентами;
                            • как происходит коммуникации со смежными отделами;
                            • где и как собирается и хранится информация;
                            • как осуществляется контроль и формируется отчетность;
                            • какая атмосфера в отделе;
                            • текучка кадров и программы адаптации новых сотрудников
                                Ожидаемый результат аудита. Экспертное заключение "Что мешает / не позволяет выполнять планы":
                                • некорректные планы;
                                • недостающие функции / недостаточные компетенции;
                                • отсутствующие/неработающие процессы;
                                • неоптимальная орг. структура / неэффективное управление;
                                • нерабочая система мотивации
                                  2. Мероприятия по "настройке" с учетом аудита
                                  (на опыте реализованных проектов, но для каждого проекта они могут быть свои)

                                  2.1 Определение «бутылочного горлышка» эффективности коммерческой службы. Разрабатываем план действий, если нет возможности сделать это быстро.

                                  2.2 Определяем/корректируем требуемые для реализации целей и стратегии функции (особенно актуально при наличии маркетинга и продаж, а также позиций сегмент/продакт/бренд менеджеров

                                  2.3 Разрабатываем/корректируем матрицу компетенций (с учетом предыдущего пункта
                                      2.4 Повышаем/добавляем актуальные для компании управленческие и профессиональные компетенции сотрудников в соответсвии с матрицей компетенции.

                                      2.5 Корректируем основной бизнес-процесс (если он есть. Если нет - описываем)

                                      2.6 Разрабатываем / корректируем систему мотивации (рекомендуется переход на «сквозную» систему мотивации всего коммерческого отела) - по желанию и при согласовании с руководителями коммерческой структуры и ТОП-менеджмента
                                          ИНСТРУМЕНТЫ
                                          В зависимости от ситуации в каждой компании на этом этапе задействуются все необходимые инструменты, например:
                                          • "фото" рабочего дня;
                                          • совместные встречи с ключевыми клиентами;
                                          • планерки и совещания;
                                          • персональные интервью;
                                          • семинары повышения коммерческих компетенций по требуемым; темам, много практических занятий и т. д.
                                          ОЖИДАЕМЫЙ РЕЗУЛЬТАТ ЭТАПА
                                          Все зависит от поставленной для данного этапа задачи.

                                          Чаще всего в качестве результата создаются:
                                          • Откорректированный и зафиксированный функционал коммерческой службы в привязке к планам и стратегии компании
                                          • Матрица компетенций
                                          • Проект бюджета продаж
                                          • Маркетинговый план
                                          • Основной бизнес-процесс "Реализация"
                                          • Система мотивации
                                          Данный этап формально финализирует проект в рамках коммерческой службы. Она подготовлена, настроена и начинает воплощать стратегию в жизнь через актуализированную целевую рыночную информацию и полученные на проекте знания.
                                          ОСОБЕННОСТИ И СЛЕДСТВИЯ
                                          Частенько бывает, что по факту полученных знаний во время проекта, особенно при "прокачке" компетенций продаж и маркетинга, в компании извлекаются на поверхность давно всем известные, но годами не решаемые проблемы. В том числе: по обеспечению коммерческой (и не только) службы необходимыми информацией, процессами, инструментами и полномочиями.

                                          Их частичное или полное отсутствие, непрозрачность и/или неработоспособность может сильно "ударить по рукам" тем, кому дальше внедрять проект. Хуже того - "похоронить" веру в способность компании измениться. Самый частый пример: "ручное" управление компанией. Руководство хочет эффективной работы от сотрудников, но не готово дать им соответсвующие полномочия, часто ссылаясь при этом на некомпетентность и нежелание последних.
                                                Проект запускает организационные изменения в компании и решает такие проблемы сотрудников. Он также помогает руководству решиться на такие изменения. Но руководству нужно честно ответить себе на вопрос: готовы ли оно к таким изменениям?

                                                Важно понимать, если такие вопросы останутся без положительных ответов, то есть большая вероятность так и не дождаться эффекта от проекта.

                                                И еще одно важное негативное последствие - окончательная потеря веры сотрудников в то, что в этой компании можно что-либо изменить к лучшему. Об этом, кстати, говорят 90% участников еще на этапе бизнес-аудита.

                                                Впрочем, рынок все равно свою сортировку игроков сделает. Это лишь вопрос времени.
                                                      ВМЕСТО ВЫВОДОВ
                                                      Есть цели, определена стратегия и функции, наработаны компетенции. Определены и начали внедряться инструменты, метрики, KPI и рабочая система мотивации. И все это сделано с помощью данных на основе цифр. Сформированная и подготовленная за время проекта команда компании способна дальше реализовывать этот проект уже сама.

                                                      Главным же итогом проекта является запуск в компании организационных изменений, которые должны помочь компании максимально эффективно адаптироваться под актуальную рыночную конъюнктуру и стать более конкурентоспособной и клиенто ориентированной.

                                                      На долго ли этого хватит? Как уже неоднократно писалось, для подавляющего большинства средних и малых бизнесов сегодня этот горизонт 2-3 года. Рынок быстро меняется, поэтому подобные проекты становятся повторяющимся на постоянной основе элементом стратегического управления эффективной компании.
                                                          А что же остальные подразделения? В следующей статье мы про них вспомним. Также рассмотрим ответы на другой важный вопрос: как удержать в компании главный результат проекта - начавшиеся организационные изменения. Продолжение следует...
                                                          А ЕСЛИ МНЕ УЖЕ ПОНЯТНО, ЧТО НУЖЕН ТАКОЙ ПРОЕКТ?
                                                          Оставьте заявку или свяжитесь со мной напрямую.
                                                          МНЕ ВАЖНО, ЧТО ВЫ ДУМАЕТЕ ОБ ЭТОЙ ПУБЛИКАЦИИ
                                                          Заявка на бесплатную консультацию
                                                          Пообщаемся, обсудим вашу ситуацию. Вас это ни к чему не обязывает.
                                                          Решение каких задач побудили вас обратиться к нам?
                                                          Отметьте галочками (можно несколько)
                                                          «Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных».
                                                          Политика конфиденциальности
                                                          Спасибо. Ваше мнение учтено.
                                                          Made on
                                                          Tilda